Dokumentacja pracownicza
Menu dla: Dokumentacja pracownicza
W związku z reformą ubezpieczeń społecznych (ustawa z 18. XII. 2002 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz o zmianie niektórych innych ustaw [Dz. U. 2002 r. Nr 241, poz.2074]) oraz zaistniałą koniecznością naliczenia kapitału początkowego wiele osób poszukuje dokumentacji potwierdzającej okres ich zatrudnienia, czy zaświadczeń o wysokości otrzymywanego wynagrodzenia. Akta osobowo - płacowe, będące podstawą do wystawienia świadectwa pracy, jak i wszelkie potwierdzenia wynagrodzenia należą do tak zwanej dokumentacji niearchiwalnej - kategoria B. W związku z tym posiadają z góry ustalony, czasowy okres przechowywania, po którym są niszczone. Dla akt osobowych i płacowych okres przechowywania obecnie wynosi pięćdziesiąt lat od ustania stosunku pracy (kat. B – 50).
W przypadku, gdy zakład byłego pracodawcy nadal funkcjonuje nie powinno być kłopotów z uzyskaniem rzeczonych zaświadczeń, gdyż pracodawca ma obowiązek zabezpieczyć i przechowywać omawianą dokumentację. Jedyne trudności, jakie możemy napotkać to możliwość niezachowania się akt pracowniczych sprzed kilkudziesięciu lat (pięćdziesięcioletni okres przechowywania wprowadziły dopiero ustawy: z 17.X.1991 r. o rewaloryzacji emerytur i rent, o zasadach ustalania emerytur i rent oraz zmianie niektórych ustaw [Dz. U. Nr 104, poz. 450, art. 7] oraz rozporządzenia Ministra Finansów z 15.I.1991 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości [Dz. U. Nr 10, poz. 35, par. 45], wcześniej okres przechowywania akt płacowych wynosił zaledwie 12 lat).
Sytuacja znacznie się komplikuje w momencie upadłości, bądź też likwidacji dawnego miejsca pracy. Choć nie zawsze! Poniżej przedstawiliśmy kilka wskazówek ułatwiających poszukiwania miejsca przechowywania akt osobowych, list płac oraz kartotek wynagrodzeń.
Od czego zacząć poszukiwania?
-
Przede wszystkim poszukujący powinien znać dokładną nazwę zakładu pracy, jego adres oraz umieszczenie w ramach określonych struktur organizacyjnych (np. Czy był placówką innej większej jednostki? Kto był organem założycielskim? Itd., itp.) Informacje te można ustalić na podstawie dokumentów i zaświadczeń wydanych przez danego pracodawcę lub też na podstawie pieczątek wbijanych np. do książeczki ubezpieczeniowej;
-
Następnie należy sprawdzić czy zakład pracy jeszcze istnieje, poszukując informacji np. pod adresem, gdzie dawniej przedsiębiorstwo miało swoją siedzibę, bądź też w książce telefonicznej, czy Internecie;
-
Jeżeli mamy pewność, że poszukiwana instytucja już nie istnieje, możliwe jest kilka rozwiązań: jej dokumentację mógł przejąć sukcesor (prawny następca), organ nadrzędny lub założycielski, prywatna firma przechowująca odpłatnie dokumentację. W przypadku, gdy zlikwidowana firma zatrudniała mniej niż 20 osób, wszystkie niezbędne informacje oraz dokumenty posiada ZUS (dla pewności możemy skorzystać z bazy danych umieszczonej na internetowej stronie ZUS-u; www.zus.pl);
-
W przypadku, gdy zakład pracy został zlikwidowany, a był jednostką państwową należy zwrócić się do jego prawnego sukcesora, który kontynuuje działalność i powinien przechowywać dokumentację swojego poprzednika. Wspomnianym kontynuatorem może być przedsiębiorstwo państwowe, powstałe w wyniku zmian organizacyjnych; spółka prawa cywilnego lub handlowego, która powstała po jego sprywatyzowaniu i w związku z tym przejęła jego majątek wraz z dokumentację pracowników. W razie braku następcy należy zgłosić się do organu założycielskiego lub nadrzędnego, którym najczęściej jest właściwy wojewoda lub minister.
-
Jeżeli zlikwidowany zakład pracy był spółdzielnią, likwidator ma obowiązek przekazać jego dokumenty związkowi rewizyjnemu, w którym zakład był zrzeszony (rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 4.IV.1995 r. w sprawie sposobu i czasu przechowywania ksiąg i dokumentów zlikwidowanych spółdzielni oraz organizacji spółdzielczych [Dz. U. Nr 47, poz. 248]). W przypadku braku lub likwidacji związku - Krajowej Radzie Spółdzielczej, która może wskazać jako przechowawcę określoną spółdzielnię, organizację spółdzielczą, czy Stowarzyszenie Archiwistów Polskich.
-
W sytuacji, gdy zakład pracy był przedsiębiorstwem prywatnym, informacje o miejscu przechowywania jego dokumentacji można uzyskać we właściwym terytorialnie sądzie rejonowym (w sądowym rejestrze gospodarczym), urzędzie skarbowym lub innym organie administracji państwowej, prowadzącym rejestr działalności gospodarczej. Jednakże takie dane uzyskamy w przypadku, gdy jednostka przestała istnieć w wyniku ogłoszenia upadłości prawomocnym postanowieniem sądu. Ponieważ likwidator jednostki lub syndyk masy upadłościowej ma obowiązek poinformować właściwy terytorialnie sąd rejonowy lub inny organ prowadzący rejestr działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy o miejscu złożenia dokumentacji. Zgoła inaczej ma się sytuacja, gdy dany przedsiębiorca prywatny z różnych przyczyn samoistnie kończy działalność gospodarczą. Pozostałą po firmie dokumentację może on odpłatnie przekazać do przechowywania właściwemu Archiwum Państwowemu lub prywatnym firmom zajmującym się przechowalnictwem. W takiej sytuacji informacje o poszukiwanych aktach uzyskać można w Archiwum Państwowym, gdyż prowadzi ono rejestr firm przechowalniczych z danego regionu wraz ze spisami podmiotów, których dokumentację przechowują. Często jednak prywatny przedsiębiorca kończąc działalność przechowuje akta na własną rękę, bądź też nie licząc się z konsekwencjami prawnymi po prostu je porzuca. W takiej sytuacji uzyskanie jakichkolwiek informacji graniczy wręcz z cudem.
-
Od 1 kwietnia 2003 roku dokumentację osobowo - płacową mogą również przechowywać Archiwa Państwowe. Wszelkie informacje o aktach pracowniczych przechowywanych przez archiwa jak i prywatne, zarejestrowane firmy przechowalnicze uzyskać można korzystając z internetowej bazy danych o miejscach przechowywania dokumentacji osobowo - płacowej prowadzonej przez nasze Archiwum (http://ewidencja.archiwa.gov.pl );
Dokumenty umożliwiające ustalenie wysokości emerytury lub renty:
1. Potwierdzające okres zatrudnienia:
a) bezpośrednio:
świadectwa pracy;
pisemne zaświadczenia pracodawców;
uwierzytelnione kopie i odpisy z akt osobowych wykonane przez jednostkę przechowującą dokumentację danego zakładu pracy;
legitymacje ubezpieczeniowe (w przypadku, gdy zawierają informacje dotyczącą okresu i wymiaru zatrudnienia oraz rodzaju wykonywanej pracy);
b) dokumenty pośrednio potwierdzające zatrudnienie:
umowy o pracę;
legitymacje służbowe;
pisma kierowane przez pracodawcę do pracownika w trakcie trwania stosunku pracy;
W przypadku braku pisemnych dowodów mogących poświadczyć okres zatrudnienia,
w niektórych przypadkach dopuszczalne jest przedstawienie zeznań dwóch świadków.
2. Potwierdzające wysokość wynagrodzenia:
-
zaświadczenia wystawione przez zakład pracy (druk ZUS Rp - 7);
-
uwierzytelnione kopie, odpisy, wyciągi z dokumentacji płacowej wykonane przez jednostkę przechowującą dokumentację danego zakładu pracy;
Metryczka
Wytworzono: | 2015-05-18 17:42 | przez: |
---|---|---|
Opublikowano: | 2015-05-18 00:00 | przez: |
Zmodyfikowano: | 2021-07-26 13:11 | przez: |
Podmiot udostępniający: | ||
Odwiedziny: | 71705 |
Rejestr zmian
- [2021-07-26 13:11:44]Zmiany w strukturze strony
- [2021-03-10 10:15:10]aktualizacja
- [2021-01-27 13:57:53]email
- [2021-01-21 12:04:33]kursywa